Come utilizzare la stampa unione in Microsoft Word 2016 per Mac

Se è necessario inviare documenti batch a un gruppo di persone, ad esempio, un invito a un evento o una riunione; la funzionalità Microsoft Mail Merge è un modo semplice e veloce per farlo. In precedenza abbiamo mostrato di mostrare per preparare i documenti utilizzando la funzionalità Stampa unione in Word 2016 per Windows, ma il processo è leggermente diverso per gli utenti di Word 2016 per Mac. In questo articolo, ti mostriamo come funziona.

Utilizzo della funzionalità Stampa unione in Microsoft Word 2016 per Mac

La stampa unione non è solo per i documenti; puoi usarlo per brochure, newsletter o materiali per invii di massa. L'impostazione di un documento per la stampa unione è un processo in due parti, che include il documento principale e l'origine dati costituiti dai nomi e dagli indirizzi delle persone per ciascun documento. Le informazioni memorizzate nell'origine dati vengono utilizzate da Word per combinare quindi generare documenti per ciascuna.

Iniziamo raccogliendo informazioni per ciascun destinatario chiamato Nome campo. Un nome di campo contiene informazioni come il nome, l'indirizzo e la formula di saluto. Un'altra parte importante della creazione di un documento di stampa unione è il modulo, che include le informazioni consegnate al destinatario. La seguente lettera di esempio contiene un elenco di campi che includerò in ogni documento.

Crea elenchi di destinatari

Avvia Microsoft Word, quindi seleziona la scheda Indirizzi> Seleziona destinatari> Crea un nuovo elenco ...

La finestra dell'origine dati apparirà sullo schermo. Come puoi vedere, i Campi elenco sono già popolati con nomi che potresti utilizzare. Per sicurezza, eliminerei tutti e userei il tuo per evitare ogni confusione. Seleziona ciascun campo, quindi fai clic sul pulsante meno per rimuoverlo. Dopo aver cancellato ogni campo, procedi per inserire il tuo. Puoi organizzare ogni campo, usando la freccia su e giù. Al termine, fai clic su Crea.

Assegna un nome all'origine dati, quindi fai clic su Salva.

Compilare i campi con i nomi e gli indirizzi di ciascun destinatario, una volta completato, fare clic su OK. Nota: per aggiungere o rimuovere un record, fai clic sul segno più o meno nell'angolo in basso a sinistra della finestra.

Inserisci campi unione e Termina documento unione

Ora arriva la parte facile, inserendo i campi unione. Seleziona la scheda Mailing, quindi fai clic su Inserisci campo unione, quindi scegli il tuo campo unione. Ripeti i passaggi per popolare il documento con i campi unione appropriati.

Salvare la lettera del modulo, selezionare la scheda Mailings, quindi fare clic sul pulsante Finisci e unisci, quindi su Modifica singoli documenti.

È quindi possibile rivedere i documenti o stamparli.

Gli utenti di Word 2016 per Windows noteranno che vi sono lievi differenze tra le due versioni. Word 2016 per Mac ricorda ironicamente Word 97 per Windows. Indipendentemente da ciò, entrambi producono gli stessi risultati.

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