Cos'è Gmail? Una guida introduttiva per principianti di e-mail
Cosa è successo nel 2004? Google ha introdotto Gmail e, come a Google piace spesso fare con i loro prodotti, hanno completamente rinnovato il settore. Pre-Gmail, hai una quantità scarsa di spazio per le email e ci si aspettava che l'avessi succhiato e che piacesse. Ma ora Gmail offriva un gig di spazio su una base di soli inviti. Ero pronto a vendere mia nonna quel giorno per un invito a Gmail (e la amo molto).
Dal 2004, Google ha continuato a lavorare su Gmail così tanto da essere una potenza nel settore delle e-mail e ha schiacciato i mortali minori. Continuando nella nostra serie per i neofiti di internet, oggi diamo un'occhiata alla domanda "cos'è esattamente Gmail?”
Cos'è Gmail?
Sono contento che l'hai chiesto perché stavo per dirtelo. Gmail è il servizio di posta elettronica di Google, ma non mi spingerò fino a dirti che cos'è l'email. Penso che praticamente tutti sul pianeta sappiano cos'è l'email. Puoi accedervi tramite il web o tramite un'app per smartphone.
Il servizio di base è gratuito e più che sufficiente per le esigenze della maggior parte delle persone. Ma gli uomini d'affari potrebbero dover eseguire l'upgrade al Google Office a pagamento che alimenta l'email del tuo sito web e fornisce servizi Google per il tuo dominio. Ma questo è al di fuori dello scopo di questo articolo. Oggi ci concentriamo solo sul servizio gratuito per i normali mortali.
Ciò che rende Gmail migliore del resto?
Ovviamente, ci sono molti servizi di posta elettronica là fuori, oltre a Gmail. Yahoo Mail è ancora in una forma spettrale, così come Windows Live Mail, Outlook, GMX, Protonmail, Yandex, AOL (che ci crediate o no) e molti altri - incluso l'account fornito dal vostro ISP. Allora perché scegliere Gmail per le tue esigenze di email? Diamo un'occhiata ad alcune delle funzionalità.
Grande quantità di spazio
Come ho detto all'inizio, prima che Gmail arrivasse, hai una piccola quantità di spazio. Non felice? E allora? Elimina alcune email, fai spazio e smetti di lamentarti.
Ma quando Gmail è arrivato, hanno dato un gigabyte di spazio agli utenti e ha continuato a funzionare. A quel tempo, era così tanto spazio che la gente lo considerava come "spazio di archiviazione illimitato". Non potevano avvolgere la testa nel fatto che avevano così tanto. Alcuni blogger in quel momento iniziarono a sostenere l'uso di Gmail come sistema di archiviazione di file online. Ricorda, non c'era ancora spazio di archiviazione nel cloud.
All'improvviso ogni servizio di posta elettronica ha dovuto arrampicarsi per recuperare le loro offerte di archiviazione. Alcuni megabyte di spazio non lo avrebbero più tagliato.
Oggi, ogni nuovo account Gmail ha 15 gigabyte di spazio di archiviazione, ma il lato negativo è che i 15 gigabyte contano anche per i tuoi file in Google Drive e le foto in Google Foto. Se hai bisogno di più spazio, devi aggiornare lo spazio su Google Drive che puoi utilizzare anche per Gmail. Lo faccio e ho più di 100 gigabyte di spazio ora.
Grandi funzioni di ricerca
Una delle grandi cose di avere tutto questo spazio è che puoi archiviare le email e dimenticarle. Ma cosa succede se hai bisogno di trovare una mail particolare in seguito?
Bene, Gmail non sarebbe un prodotto di Google senza una funzione di ricerca eccezionale da seguire. Aggiungendo alcune parole chiave di ricerca nella casella di ricerca, è possibile trovare e-mail e tipi di allegati (come e-mail con solo allegati PDF). È possibile filtrare per data, e-mail del mittente, intervallo di date, etichetta e molti altri.
Protezioni avanzate di spam e phishing
Lo spam è stato una spina nel fianco degli utenti di e-mail da quando sono stati utilizzati i primi indirizzi e-mail. A chi non è stato offerto un viagra economico dal Canada o una quota di dieci milioni di dollari da un principe nigeriano?
Gmail ha sempre avuto ottime protezioni antispam che impediscono il peggioramento dello spam. Ovviamente, non è perfetto - nulla lo è mai - ma impara quando si preme il pulsante Spam su un'email. Tutte le e-mail future da quella persona verranno contrassegnate come spam e inviate alla cartella spam.
Allo stesso modo, se nella cartella spam viene visualizzato qualcosa che non è spam, puoi contrassegnarlo facilmente come falso positivo e inviarlo alla posta in arrivo.
Se un link all'interno di una email appare sospetto o Gmail ha segnalato che il link causa problemi, riceverai un avvertimento importante nella parte superiore dell'e-mail. Un altro consiglio è di disabilitare il caricamento automatico delle immagini in Gmail per disabilitare i tracker nascosti all'interno dell'e-mail.
Parlando di sicurezza, l'azienda ha anche recentemente aggiunto la possibilità di proteggere i messaggi utilizzando la sua funzione Modalità riservata.
Risposte in scatola
Per uno come me che riceve molte e-mail che richiedono risposte ripetitive, "Canned Replies" è una manna dal cielo di produttività. È possibile impostare e-mail pre-scritte e un clic su un'opzione del menu lo incollerà automaticamente nell'e-mail.
Quindi, quando ottengo storie da esperti di marketing, posso impostare una risposta predefinita dicendo che il mio indirizzo email non esiste e l'email non è riuscita. Quando faccio domanda per un incarico freelance, posso inviare il mio testo di domanda di lavoro. Ho anche la mia firma automatica come risposta in scatola.
Posta in arrivo multipla
Se hai molto da fare nella vita, come il lavoro, potresti trovare utile avere più caselle di posta sullo schermo. È qui che le email di diverse etichette appaiono nella schermata della posta in arrivo.
Le e-mail stesse vengono effettivamente archiviate ma vengono visualizzate nella pagina della posta in arrivo, purché abbia l'etichetta necessaria. Questo non è fornito come caratteristica predefinita. Devi accenderlo nella scheda "Avanzate" delle Impostazioni.
Etichette e filtri
Pre-email, probabilmente hai trattato un sacco di carta e probabilmente hai archiviato tutta la carta in uno schedario. Millennials, probabilmente sei perso in questo momento con tutta questa terminologia avanzata, quindi clicca qui per chiarimenti.
Ora è possibile mantenere le e-mail nella posta in arrivo e nell'archivio organizzati utilizzando le etichette. Queste etichette appaiono sul lato sinistro dello schermo e possono essere codificate con colori. Puoi anche cercare solo in una determinata etichetta. Vedi lo screenshot nella sezione precedente per un esempio delle mie etichette.
Le etichette possono, naturalmente, essere rimosse dalle e-mail in qualsiasi momento e possono essere allegate alle e-mail in grandi quantità.
Per quanto riguarda i filtri, questo fa la differenza se stai cercando di avere una casella di posta priva di stress e senza fronzoli. Le e-mail in arrivo possono essere inviate direttamente alle etichette o direttamente nel cestino. Se un'e-mail è costantemente indirizzata al cestino dello spam, viene chiamato un filtro "non inviare mai spam" può essere utilizzato. I filtri sono disponibili per inoltrare le email ad altri indirizzi o servizi, come Slack o Kindle.
App Gmail
Questo merita un articolo proprio perché c'è così tanto da fare. Ma per farla breve, Google ora consente agli sviluppatori di terze parti di consentire alle proprie app di integrarsi con Gmail.
Questo può essere un nome importante come Trello e Dropbox. O persone più piccole come Streak e GfyCat. Con le aziende più piccole, dovresti esercitare molta cautela su quali autorizzazioni le hai concesse alla tua email. Tuttavia, questi componenti aggiuntivi sono seriamente utili.
Gmail offline
Internet non ha tutti i posti del mondo. Lo so, è insopportabile pensare, non è vero? Ogni volta che il mio telefono dice "Nessuna connessione internet", Improvvisamente ho problemi a respirare. Come dice il proverbio, "La casa è dove il WiFi si connette automaticamente".
Può essere davvero fastidioso non avere Internet, soprattutto se si dispone di un fornitore di servizi traballante. Ecco perché Offline Gmail è una funzionalità eccezionale. Attivandolo nelle impostazioni, puoi scaricare un certo numero di e-mail sul tuo computer (fino a 90 giorni) e puoi rispondere alle e-mail nella tua casella di posta.
Ma ovviamente non invieranno le persone fino a quando non ritorni su Internet. Non riceverai nuove e-mail fino a quando la tua connessione non sarà tornata. Ma almeno puoi cancellare il tuo arretrato.
Tasti rapidi
Un'altra funzione della scheda "Avanzate" in Impostazioni, è possibile utilizzare le scorciatoie da tastiera per aprire una nuova finestra di posta elettronica, scorrere indietro e avanti attraverso la posta in arrivo, archiviare, eliminare e molto altro.
Dopo aver abilitato la funzione, vai alla sezione Scelte rapide da tastiera in Impostazioni. Le impostazioni predefinite sono già disponibili, ma se ce n'è una che non ti piace, puoi cambiarla in qualcos'altro.
Conclusione
Ci sono molte altre funzionalità in Gmail, ma per un principiante, queste sono le funzionalità su cui inizialmente dovresti concentrarti. Non ho nemmeno approfondito ancora su Annulla invio, bookmarking di singole e-mail e cartelle, Google si basa costantemente sul loro servizio di posta elettronica, quindi vale la pena ottenere un account e approfittare di ciò che hanno da offrire.
