Come creare e-mail di massa personalizzate utilizzando la stampa unione per Gmail
La stampa unione è una funzione che ti consente di creare più copie di lettere ed e-mail da inviare ai tuoi contatti. Ogni lettera o e-mail può includere sia contenuti standard che personalizzati personalizzati. Le informazioni che usi per personalizzare ogni lettera o email sono prese dalla tua fonte di dati come un elenco di contatti.
Se utilizzi Gmail come client di posta elettronica principale, non è disponibile la funzione di stampa unione incorporata. Tuttavia, è disponibile un componente aggiuntivo di stampa unione per Fogli Google che collega al tuo account Gmail. Ti mostreremo come usare il Stampa unione per Gmail con allegati add-on per personalizzare un lotto delle stesse e-mail e inviarle.
Installa la stampa unione per Gmail con il componente aggiuntivo allegati
Prima di installare e utilizzare il componente aggiuntivo Stampa unione, accedere all'account Gmail che si desidera utilizzare.
Quindi, installa il componente aggiuntivo Stampa unione per Fogli Google.
Clic Continua sul Iniziamo finestra di dialogo per consentire l'autorizzazione del componente aggiuntivo Stampa unione per l'esecuzione.
Sono elencate le varie autorizzazioni richieste dal componente aggiuntivo. Clic permettere per dare il permesso aggiuntivo Stampa unione per accedere al tuo account Gmail.
Il Stampa unione - Guida introduttiva visualizzata. Clicca il X per chiudere la finestra di dialogo.
Crea il modello di unione
Il componente aggiuntivo Stampa unione apre una nuova Foglio di calcolo senza titolo in Fogli Google in una nuova scheda.
Vai a Componenti aggiuntivi> Stampa unione con allegati> Crea modello di unione.
Un modello di stampa unione vuoto viene creato nel Foglio di calcolo senza titolo, contenente le colonne obbligatorie, come Nome di battesimo, Cognome, e Indirizzo email.
Importa o inserisci i tuoi contatti
Ora è necessario aggiungere i contatti che si desidera utilizzare a questo foglio di calcolo. Per farlo, vai su Componenti aggiuntivi> Stampa unione con allegati> Importa contatti Google.
Importare i tuoi contatti è il modo più veloce per aggiungerli. Ma puoi anche inserire manualmente le informazioni per i destinatari nel foglio di calcolo.
Se hai determinati gruppi di destinatari a cui invii email in blocco, potresti voler creare gruppi nei tuoi Contatti Google.
Selezionare il gruppo contenente gli indirizzi e-mail che si desidera utilizzare dall'elenco a discesa e fare clic Importa contatti. La finestra di dialogo non si chiude automaticamente, quindi fare clic su X nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.
Aggiungi un allegato per un contatto
Uno degli elementi che è possibile personalizzare in ciascuna email è l'allegato. Puoi allegare un file diverso a ogni email utilizzando un link al file nel tuo account Google Drive.
Per fare ciò, apri una nuova scheda e accedi a Google Drive. Quindi, carica il file che desideri allegare all'e-mail. Puoi trascinare il file nella finestra del browser per caricarlo.
Quindi, fare clic con il tasto destro del mouse sul file caricato e fare clic Ottieni link condivisibile.
Nella finestra di dialogo popup, assicurarsi che Condivisione dei collegamenti su il cursore è attivo (verde).
Se la condivisione dei collegamenti è già attiva, l'URL viene copiato automaticamente quando si seleziona Ottieni link condivisibile. Se non è stato visualizzato un messaggio che indica che il collegamento è stato copiato negli Appunti, selezionare l'URL nella finestra di dialogo e copiarlo.
Torna al foglio di calcolo Stampa unione e incolla l'URL nel File allegati colonna per la persona a cui vuoi inviare questo file. È possibile inviare un file diverso a ciascun contatto nell'elenco.
Puoi anche includere URL di allegati file multipli, separati da virgole.
Pianifica la data e l'ora per inviare l'e-mail
La colonna Dati pianificati consente di specificare una data e un'ora per inviare l'e-mail, che potrebbe essere diversa per ogni persona.
Per programmare un'e-mail, immettere la data e l'ora desiderate, utilizzando il formato gg / mm / aa hy: mm, nella colonna Data pianificata per il contatto desiderato.
Per inviare immediatamente le e-mail una volta impostate, lascia vuote le celle nella colonna Data pianificata.
Aggiungi contenuto personalizzato
Oltre ai campi standard inclusi nel modello di stampa unione, è possibile aggiungere altri campi personalizzati. Forse vuoi aggiungere informazioni come l'indirizzo email di ciascun destinatario e il numero di iscrizione. È possibile aggiungere colonne al foglio di calcolo per archiviare tali informazioni.
Per il nostro esempio, aggiungeremo qualcosa di semplice. In ogni email, vogliamo utilizzare il cognome del destinatario preceduto dal titolo (Mr., Ms. o Mrs.). Quindi, aggiungeremo a Titolo colonna.
Per aggiungere una colonna al foglio di calcolo Stampa unione, sposta il mouse sopra l'intestazione della colonna dell'ultima colonna popolata. Fai clic sul pulsante freccia giù che viene visualizzato, quindi fai clic su Inserisci 1 a destra.
Fare clic nella cella dell'intestazione blu e modificare il nome della colonna con un nome appropriato. Utilizzerai questo nome nella tua bozza email in Gmail per inserire successivamente il valore in ogni email.
Quindi, inserisci il valore appropriato per ciascun contatto nelle celle sotto il nome della colonna.
Crea la bozza di email in Gmail
Ora è il momento di creare la bozza e-mail che desideri inviare ai contatti nel tuo foglio di lavoro di stampa unione e utilizzare i campi variabili per personalizzare ogni e-mail.
Apri una nuova scheda e accedi allo stesso indirizzo Gmail che hai utilizzato per il foglio di lavoro di stampa unione. Crea una nuova email e digita l'oggetto e il corpo del messaggio di posta elettronica. È inoltre possibile aggiungere formattazione RTF e immagini in linea nella bozza e-mail.
Per includere campi variabili nell'e-mail, come Titolo e Cognome, inserire i nomi dei campi usando il nome campo notazione. Ad esempio, abbiamo aggiunto Titolo Cognome alla nostra email È anche possibile aggiungere campi variabili alla riga dell'oggetto. Se hai aggiunto gli URL degli allegati al foglio di lavoro di stampa unione, non è necessario aggiungere il campo della variabile al messaggio di posta elettronica. Saranno automaticamente inclusi nelle e-mail.
NON fare clic Inviare.
Configura la stampa unione
Tornare al foglio di lavoro Stampa unione e andare a Componenti aggiuntivi> Stampa unione con allegati> Configura stampa unione.
Inserisci le informazioni per il messaggio di posta elettronica, come Nome completo del mittente, Indirizzo CC, e Indirizzo BCC. Se la Indirizzo email del mittente è diverso dall'indirizzo di Gmail che hai effettuato l'accesso come, seleziona l'indirizzo email dall'elenco a discesa. L'indirizzo email registrato viene utilizzato anche come Indirizzo di risposta, ma puoi cambiarlo.
Clic Continua.
Invia una e-mail di prova
Selezionare Utilizza un messaggio di bozza Gmail esistente come modello dal primo elenco a discesa. Quindi, seleziona la bozza che desideri utilizzare da Seleziona Bozza di Gmail menu `A tendina.
È consigliabile testare la stampa unione, quindi fare clic Invia una e-mail di prova.
Riceverai l'email di prova nell'account che hai effettuato l'accesso come nel foglio di lavoro di stampa unione. Vengono utilizzati i valori dei campi variabili del primo contatto nell'elenco importato. Tutti gli URL degli allegati dei file aggiunti vengono aggiunti nella parte inferiore del messaggio. Puoi scaricare il file dal link o salvare il file nel tuo account Google Drive.
Esegui stampa unione
Tornare al foglio di calcolo Stampa unione e fare clic Esegui stampa unione per iniziare a inviare le email. Se hai aggiunto date e orari al Data programmata colonna per uno o tutti i contatti, le e-mail saranno poi inviate. Le e-mail ai contatti senza data e ora programmate verranno inviate immediatamente.
Una volta completata la stampa unione, fare clic su Fatto.
Rinominare il foglio di calcolo Stampa unione
Il foglio di lavoro di stampa unione viene automaticamente salvato come nome predefinito Foglio di calcolo senza titolo. Se desideri utilizzare di nuovo questo foglio di lavoro, potresti dargli un nome migliore.
Per modificare il nome del foglio di lavoro di stampa unione, fai clic sul nome nell'angolo in alto a sinistra del foglio di calcolo.
Digita un nuovo nome. Questo nuovo nome viene visualizzato nel foglio di calcolo.
Il nuovo nome che hai inserito viene anche utilizzato come nome del file nel tuo account Google Drive. Ora puoi utilizzare nuovamente questa unione e modificarla secondo necessità.
La stampa unione è disponibile anche come funzionalità integrata in Word per Windows, Word per Mac e Outlook 2013 o 2016 su Windows.
Usi la stampa unione? Hai trovato altri modi per farlo posta unire in Gmail o modi per farlo posta unire in altri servizi di posta elettronica? Fateci sapere le vostre esperienze nei commenti.
