Come creare elenchi a discesa utilizzando la convalida dei dati in Microsoft Excel
Oggi ti mostrerò come creare un elenco a discesa in una cella utilizzando Data Validation. Sebbene utilizzi gli screenshot con Excel 2016, i passaggi sono gli stessi se utilizzi una versione precedente come Excel 2013.
Creare una tabella dati e l'elenco di opzioni
Innanzitutto, imposta una tabella di dati di base. Puoi digitare i tuoi dati manualmente o copiarli e incollarli da un'altra fonte.
Successivamente, inseriremo un elenco di opzioni per l'elenco a discesa. È possibile farlo quando si definisce la convalida dei dati o è possibile definire un elenco in un'altra posizione nello stesso foglio di lavoro o in un altro foglio di lavoro.
Per questo esempio, elencheremo le opzioni per l'elenco a discesa su un altro foglio di lavoro, quindi fai clic su una delle schede del foglio di lavoro nella parte inferiore della finestra di Excel.
Immettere ciascuna opzione in una colonna (o riga), un'opzione in una cella. Quindi, torna al foglio di lavoro con i tuoi dati.
Attiva la convalida dei dati per le celle selezionate
Per questo esempio, vogliamo aggiungere elenchi a discesa al Valutazione colonna o colonna B. Seleziona le celle a cui vuoi aggiungere anche gli elenchi a discesa. Nel nostro caso, abbiamo selezionato B2 attraverso B10.
Quindi, fare clic su Dati linguetta.
Nel Strumenti di dati sezione, fare clic su Convalida dei dati pulsante.
Aggiungi un elenco a discesa alle celle selezionate
Il Convalida dei dati visualizza la finestra di dialogo. Sul impostazioni scheda, è possibile che Excel limiti le voci nelle celle selezionate a date, numeri, decimali, ore o una determinata lunghezza.
Per il nostro esempio, selezionare Elenco dal permettere elenco a discesa per creare un elenco a discesa in ciascuna cella selezionata.
Selezionare l'origine per le opzioni dell'elenco a discesa
Ora, dobbiamo specificare la fonte per le opzioni in ogni elenco a discesa. Ci sono due modi per farlo. Il primo metodo prevede la digitazione manuale delle opzioni in fonte casella separata da virgole. Questo può richiedere molto tempo se hai una lunga lista di articoli.
In precedenza in questo articolo, abbiamo creato un elenco di elementi in un foglio di lavoro separato. Ora utilizzeremo quell'elenco per compilare l'elenco a discesa in ciascuna cella selezionata. Questo secondo metodo è facile da gestire. È anche possibile nascondere il foglio di lavoro contenente le opzioni (fare clic con il tasto destro sulla scheda del foglio di lavoro e selezionare Nascondere) quando distribuisci la cartella di lavoro ai tuoi utenti.
Per aggiungere l'elenco dal foglio di lavoro separato al tuo elenco a discesa, fai clic sulla freccia su sul lato destro del fonte scatola.
Il Convalida dei dati la finestra di dialogo si riduce a solo il fonte casella e puoi accedere alla tua cartella di lavoro sotto la finestra di dialogo. Fare clic sulla scheda per il foglio di lavoro contenente le opzioni dell'elenco a discesa.
Quindi, seleziona le celle contenenti le opzioni. Il nome del foglio di lavoro e l'intervallo di celle con le opzioni vengono aggiunti al fonte scatola sul Convalida dei dati la finestra di dialogo.
Fare clic sulla freccia giù sul lato destro del fonte box per accettare l'input ed espandere la finestra di dialogo.
Aggiungi un messaggio di input
È possibile aggiungere un messaggio opzionale all'elenco a discesa. Forse vuoi visualizzare un messaggio di aiuto o un suggerimento. È una buona idea mantenere il messaggio breve.
Per aggiungere un messaggio che viene visualizzato quando viene selezionata una cella contenente l'elenco a discesa, fare clic su Messaggio di input scheda. Quindi, immettere a Titolo e il Messaggio di input nelle scatole.
Aggiungi un avviso di errore
Un'altra voce di opzione nell'elenco a discesa è un messaggio di errore che viene visualizzato quando un utente tenta di immettere dati che non corrispondono alle impostazioni di convalida. Nel nostro esempio, quando qualcuno digita un'opzione nella cella che non corrisponde a nessuna delle opzioni preimpostate, viene visualizzato il messaggio di errore.
Per aggiungere un messaggio di errore, fare clic su Avviso di errore scheda. L'opzione predefinita per Stile dell'avviso di errore è Fermare. Puoi anche selezionare avvertimento o Informazione. Per questo esempio, accetta l'opzione predefinita di Fermare nel Stile menu `A tendina.
Inserisci il Titolo e Messaggio di errore per il Avviso di errore. È meglio mantenere il messaggio di errore breve e informativo. Clic ok.
Usa il tuo nuovo elenco a discesa
Ora, quando fai clic su una cella a cui hai aggiunto un elenco di convalida dei dati, verrà visualizzato un elenco a discesa ed è possibile selezionare un'opzione.
Se hai aggiunto un Messaggio di input all'elenco a discesa, viene visualizzato quando si seleziona una cella contenente l'elenco a discesa.
Se si tenta di inserire un'opzione che non corrisponde ad alcuna delle opzioni preimpostate, il Avviso di errore si imposta display su una finestra di dialogo.
Come hai utilizzato gli elenchi a discesa in Excel? Fateci sapere nei commenti. Inoltre, dai un'occhiata agli altri suggerimenti di Microsoft Office e alla nostra esercitazione per la creazione di elenchi a discesa in Fogli Google.
