Come rendere pubblici i documenti Google e gestire la condivisione

Google Docs condivide praticamente con chiunque, ma ci sono più trucchi che semplici e-mail per i tuoi contatti. Le funzionalità di condivisione e modifica sono ideali per collaborare a progetti con altri studenti, colleghi e amici o familiari. Tieni presente, tuttavia, che quando inviti altri a visualizzare i tuoi documenti, potrebbero essere in grado di condividerli con altri.

Esistono diversi modi per condividere Google Documenti con altri. Innanzitutto, hai la classica condivisione di e-mail. Se stai eseguendo Google Documenti, puoi allegarli e inviare automaticamente e-mail all'elenco dei contatti. Un altro modo è utilizzare un "URL segreto", che permetterà a chiunque visiti quell'URL di visualizzare e possibilmente anche modificare il documento. Diamo un'occhiata ad alcuni dei diversi modi.

Come condividere rapidamente i tuoi documenti di Google Documenti

La prima cosa che devi localizzare è la Condividere menu; una volta fatto -Clic esso. Nel menu a discesa, vedrai alcune diverse opzioni per condividere i tuoi documenti con gli altri. Non dimenticare, tutto ciò che fai in questo menu avrà effetto solo sui documenti in cui ti trovi verificato la casella di controllo.

Nella scheda Ottieni il link per condividere ci sono due impostazioni da regolare. La casella di controllo in alto consentirà a chiunque visiti il ​​link di vedere il tuo documento, anche se non dispone di un account Google Documenti. Il secondo link consentirà loro di farlo modificare il tuo documento Questa abilitazione significa che possono fare copie, condividerle con altri e cambiare completamente il documento.

Fai attenzione a chi dai questo link. Se qualcuno condivide questo link con chiunque altro, la privacy del tuo documento potrebbe essere compromessa. Questo scenario è particolarmente vero se lo hai verificato permettere a quella persona di modificare.

Il modo più sicuro condividere i tuoi documenti richiederà un po 'più di lavoro, ma in cambio ti garantirà un accesso specifico su chi può visualizzare e modificare il tuo documento. Una volta che condividi un documento con qualcuno che usa il Invitare persone funzione, verrà visualizzata nei propri documenti Google come Condiviso con me.  Anche la funzione di condivisione delle modifiche è la stessa, quindi anche chiunque tu abbia i privilegi di modificare sarà in grado di farlo Condividere il tuo documento con gli altri.

Nota: la funzionalità che consente agli editor di condividere il documento può essere disabilitata nella scheda Autorizzazioni avanzate.

Tenere traccia delle modifiche!

Supponiamo che tu abbia concesso a qualcuno i privilegi di modificare il tuo documento e non sei sicuro di quali aggiornamenti sono stati modificati? O forse hai condiviso il tuo Doc con solo una tonnellata di persone e qualcuno l'ha sabotato? La cronologia delle revisioni consente di visualizzare le modifiche apportate a un documento tra i salvataggi e anche chi lo ha modificato. Questa trasparenza aiuterebbe a mantenere le cose groovy in caso di confusione!