Che cos'è Trello e perché dovresti usarlo per la gestione dei progetti
Trello è amato da chi è ossessionato dalla gestione del proprio tempo e dei propri progetti ed è facile capire perché. Trello non solo è economico ed economico, ma anche estremamente semplice da usare. Utilizzando un approccio altamente visivo al tempo e alla gestione del progetto, puoi spostare le carte in modo da poter vedere a colpo d'occhio cosa deve essere fatto e quando.
Uno sguardo da vicino a Trello
Trello è stato descritto da alcuni come "Post-it su steroidi". Sullo schermo, fai "liste" come una grande lavagna sul muro. Quindi su ogni lista ci sono "carte", come note Post-it. Su ogni carta è un elemento da fare separato.
Mentre avanzi con la cosa da fare, puoi usare il mouse per trascinare la carta da dire "in corso" a "finito" (o qualsiasi altra formulazione tu preferisca).
Le quattro caratteristiche principali di Trello
Analizzeremo ciascuna funzionalità in un momento più dettagliato. Ma ecco le quattro cose principali su cui concentrarsi, se si guarda lo screenshot qui sopra.
- Ogni carta può essere codificata a colori con una barra. Ad esempio, ogni colore può riferirsi a un cliente diverso.
- L'icona che mostra il gravatar / immagine dell'utente mostra chi partecipa a quella carta. Puoi invitare le persone a una carta in modo che possano lasciare feedback e aggiornamenti. O se vuoi assegnare loro quell'attività. Se viene assegnata un'attività, è possibile aggiungere una data di scadenza e inviare un promemoria quando la data di scadenza è vicina. Quando la carta viene aggiornata, tutti quelli su quella carta vengono avvisati.
- Lo sfondo di ciascuna scheda Trello può essere personalizzato. Trello ti offre sfondi o puoi caricare i tuoi. Essendo un fanatico di Lego, ho caricato questo Lego. Ma se sei un'azienda, puoi personalizzare la tua scheda Trello con il logo dell'azienda.
- Le carte possono essere spostate su altre schede, copiate su altre schede o archiviate al termine.
Avvio di una nuova scheda
Il primo passo è aggiungere una nuova scheda. Nell'angolo in alto a destra dello schermo (dopo aver effettuato l'accesso), premere il pulsante +. Quindi scegli “Crea Board“ dall'elenco a discesa.
Ti verrà quindi chiesto di dare alla lavagna un nome, un livello di privacy e uno sfondo. Se hai già creato una squadra, puoi scegliere di assegnare la scacchiera a quella squadra.
Una breve parola sui livelli di privacy: Se la scheda viene lasciata pubblica, verrà indicizzata dai motori di ricerca e accessibile da chiunque la trovi su Google. È stato recentemente rivelato che i dipendenti di Uber utilizzavano Trello per elencare le password aziendali sensibili, che venivano poi rilevate da Google.
Quindi fai attenzione e se DEVI usare Trello per le password, imposta il livello di privacy su Privato. Sebbene per le password, dovresti davvero usare un gestore di password.
Aggiungere una nuova lista
Una volta che hai la tua nuova scheda, è ora di iniziare una nuova lista. Puoi farlo come vuoi, ma normalmente faccio le mie schede con le liste nelle varie fasi di un processo. Così “in attesa di," “in corso“ e così via. Oppure puoi avere elenchi per progetti che hanno più compiti come “decorare la casa,""raggiungere la pace nel mondo ", e “conquistare lo spazio esterno.”
Per aggiungere un nuovo elenco, fare clic su Aggiungi una lista.
Quindi digita il titolo dell'elenco e salvalo.
Risciacquare e ripetere per qualsiasi altra lista di cui ha bisogno la scheda (se presente).
Aggiungere una nuova carta
Ora è il momento di aggiungere una nuova carta e ci sono diversi elementi per una carta che la rendono potente.
Fare una nuova carta
Nell'elenco appropriato, fare clic su Aggiungi una carta.
Ora digita l'attività che desideri aggiungere. Salvalo facendo clic sul verde Inserisci pulsante.
Ripeti come prima per altre attività che devi aggiungere (se ce ne sono).
Ma questo è solo l'inizio di ciò che puoi aggiungere a una carta, che puoi vedere se clicchi per aprirlo.
Assegnazione di altri utenti
Innanzitutto, se hai creato una squadra, e altri sono stati invitati ad accedere alla bacheca, puoi assegnare qualcuno a una determinata attività. O limitati a taggarli in modo che vengano inseriti nella conversazione su quella carta.
Per aggiungere qualcuno alla carta, fai clic su Utenti e fai clic sul gravatar della persona che desideri aggiungere. Allo stesso modo, possono essere rimossi da una carta facendo nuovamente clic sul gravatar.
Aggiunta di note e allegati
Sia per il beneficio della propria memoria o per consigliare gli altri, lasciare le note potrebbe diventare necessario. Puoi farlo in cima alla nota e lasciare anche link cliccabili.
Sotto la sezione delle note c'è un'area per il caricamento degli allegati. Questo può essere qualsiasi cosa, da un documento a un file zip a un'immagine. Se un'immagine, l'immagine verrà mostrata sulla carta
Aggiungere una data di scadenza
Se un'attività ha una scadenza, puoi assegnargli una data di scadenza. Quindi riceverai dei promemoria quando la data si avvicina e quando la data è passata.
Aggiunta di etichette colorate
Aggiungo etichette colorate alla mia lista di lavoro per mostrare quale lavoro è dovuto a quali clienti. Ad esempio, il rosso è per groovyPost.
Puoi modificare le etichette per dire tutto ciò che vuoi e puoi aggiungerne quante ne vuoi.
Aggiungere commenti
Se altre persone hanno accesso alle tue carte, alla fine inizieranno a lasciare commenti. Puoi usare @ per taggare le persone in specifici commenti e riceveranno una notifica da Trello.
Spostare, copiare, guardare e archiviare le carte
Ci sono anche altre quattro azioni che puoi intraprendere su una carta.
Mossa
Se hai più schede, puoi spostare le carte da una scheda all'altra. Quindi, se volessi spostare una carta dalla scheda groovyPost a una delle mie schede personali, questa opzione sposterebbe la carta. Insieme a tutti i commenti, allegati, ecc.
copia
Questo è lo stesso di Mossa opzione, tranne che la carta non sarà completamente spostata. Appena copiato Lo uso sempre per copiare i miei incarichi groovyPost nel mio pannello di lavoro privato.
Orologio
Se qualcun altro ha una carta su un tabellone, puoi scegliere di guardarlo e ricevere una notifica di nuovi commenti, senza effettivamente partecipare. Conosciuto anche come "lurker mode" (beh, lo chiamo così).
Archivio
Non esiste una cosa come "cancella" in Trello. Invece, per rimuovere una carta, un elenco o una scacchiera, la "archivierai". Poi scomparirà, ma può essere facilmente riportato indietro se ne hai più bisogno in seguito.
Altri usi per Trello
Trello ha così tanti usi se ci pensi e pensi in un secondo momento. A tal fine, Trello ha una pagina chiamata "Trello Inspiration". Ti offre modelli e innumerevoli idee di utilizzo.
Integrazione di Trello con altre app tramite IFTTT.
Sono un grande fan di IFTTT (If This Then That), e hanno un numero enorme di script automatici per Trello. Dategli un'occhiata.
Conclusione
Questo ha solo appena scalfito la superficie di ciò che Trello può fare per rendere la tua vita più organizzata. Usi Trello? Se è così, per cosa lo usi??
