Come compattare e ridurre le dimensioni della casella di posta in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, il client per Outlook o servizio di posta elettronica Live, salva la posta elettronica e gli allegati offline. Man mano che si ricevono e inviano e-mail, la dimensione del database continua ad aumentare. Mentre si assicura di poter accedere alle e-mail quando non sono connesse a Internet, significa anche che la dimensione della casella di posta continua ad espandersi. In questo post, condivideremo come è possibile compattare e ridurre le dimensioni della casella di posta in Microsoft Outlook.

Compatta e riduce le dimensioni della casella di posta in Microsoft Outlook

Lo svantaggio di avere una casella di posta più grande è che rallenta l'esperienza. Ci vuole più tempo per aprire e cercare qualsiasi cosa. Inoltre, provider di posta elettronica come Office 365 limitano la dimensione massima della casella di posta. Ciò significa che, a meno che non si riduca la dimensione della casella di posta in Microsoft Outlook, non si possa inviare o ricevere alcuna e-mail.

Dove sono archiviati tutti i dati della cassetta postale di Outlook

Se si utilizza la funzione POP o IMAP, tutti i file, le e-mail, le cartelle, i contatti e così via vengono archiviati nel file di dati di Outlook (pst). Se si utilizza l'account Office 365, Exchange o Outlook.com, i dati della cassetta postale sono disponibili in un file di dati di Outlook offline (ost). L'eliminazione di e-mail e allegati potrebbe aiutare, se si salvano tutte le informazioni nel file PST, non si riduce da solo.

Nota: Abbiamo discusso di due altri modi per eliminare i file da Outlook. Se li usi, e quindi riduci manualmente le dimensioni del file della cassetta postale, ti aiuterà ulteriormente.

Compatta e riduce file di dati di Outlook (pst)

Il vantaggio con il file PST è che quando si eliminano le email, compatta automaticamente il database in background. Il processo di compattazione si verifica quando non si utilizza Outlook. Puoi anche scegliere di compattarlo seguendo i passaggi come segue manualmente:

1. Apri Outlook ed elimina gli elementi che non ti servono. Quando rimuovi, i file entrano nella cartella "Posta eliminata". Fai clic destro e svuotalo.
2. Fai clic su File> Impostazioni account>Impostazioni dell 'account.
3. Passa al File di dati scheda. Seleziona il file di dati che desideri compattare. Quindi fare clic su impostazioni.
4. Fai clic sulla scheda Avanzate> Impostazioni del file di dati di Outlook.
5. Nella finestra di dialogo Impostazioni file di dati di Outlook, fare clic su Compatto ora e quindi fare clic ok.

A seconda delle dimensioni del file PST, potrebbero essere necessari alcuni minuti per compattare.

Compatta e riduce un file di dati di Outlook offline (.ost)

Molti account di posta elettronica utilizzano un file di dati di Outlook offline per archiviare i dati. OST o offline Outlook Data File è simile a PST o Outlook Data File con un'eccezione. Non è possibile importare o esportare in un file di dati di Outlook offline (.ost).

1. Clic File > Impostazioni account, Impostazioni account.
2. Sul File di dati scheda, fare clic sul file di dati che si desidera compattare e quindi fare clic su impostazioni.
3. Clicca il Avanzate scheda> Impostazioni del file di dati di Outlook.
4. Nella finestra di dialogo Impostazioni file di dati di Outlook, fare clic su Compatto ora e quindi fare clic ok.

Utilizzare Mail Cleanup Tool

Outlook offre uno strumento di pulizia della posta integrato, oppure puoi utilizzare lo strumento di pulizia degli allegati di Outlook per cercare i messaggi vecchi e grandi che puoi eliminare o spostare in un file PST. Può anche rimuovere la copia delle e-mail che sono in conflitto con il server di posta elettronica. A volte cancelliamo file dal server, ma sono ancora disponibili sul client che occupa spazio.

Esegui lo strumento Pulizia Mailbox

1. Fai clic su File> Strumenti> Pulizia casella postale.
2. Seleziona Visualizza dimensioni casella postale, Trova elementi più vecchi di, Trova elementi più grandi di, Visualizza dimensioni elementi eliminati, cartella Posta eliminata vuota, Visualizza dimensioni conflitti o Conflitti vuoti per eseguire l'attività desiderata.

Usa lo strumento di conversazione pulita

Outlook per Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for business Outlook 2013 e altri hanno uno strumento per ripulire le conversazioni. Le conversazioni o il thread Email sono la stessa cosa. Lo "strumento di conversazione" è intelligente. Valuterà il contenuto di ciascun messaggio e, se la parte dell'email è disponibile in uno qualsiasi dei messaggi di anteprima, la eliminerà.

Hai tre opzioni più opzioni per compattare e ridurre le dimensioni della casella di posta in Microsoft Outlook

• Pulisci i controlli sulla conversazione selezionata.
• La pulizia della cartella rivede la cartella selezionata.
• Pulisci cartella e sottocartelle controlla anche le sottocartelle.

Questi sono i migliori consigli per aiutarti a ridurre e ridurre le dimensioni della casella di posta in Microsoft Outlook. Tuttavia assicurati sempre di non eliminare accidentalmente i file che sono essenziali.

Leggi il prossimo: Come ottimizzare e velocizzare Microsoft Outlook.