Utilizzare Outlook 2010 e Microsoft RMS per proteggere i messaggi di posta elettronica [How-To]

Quando invii a qualcuno un'email privata o confidenziale e vuoi assicurarti che non lo inoltrino involontariamente (o intenzionalmente), Outlook 2010 ha una funzione per questo. Utilizzando le Impostazioni autorizzazioni, è possibile regolare le e-mail per renderle più difficili da copiare, stampare, condividere o inoltrare. RMS (Rights Management Services) disabilita anche la funzione di stampa di schermate di Windows integrata (anche se Snagit e altre app di screenshot funzionano ancora).

RMS o IRM (Information Rights Management) come Microsoft chiama non è necessariamente qualcosa di nuovo. Tuttavia, con Outlook 2010 Microsoft semplifica e semplifica l'uso di RMS a casa. Tutto ciò di cui hai bisogno è MS Office e Outlook 2010 (o 2007.) Diamo un'occhiata alle basi.

Come rendere più difficile l'invio di e-mail per inoltrare, copiare, stampare o condividere in Office Outlook 2010

1. In Outlook 2010 Clic il Casa scheda, quindi Clic il Nuova email pulsante come quando tipicamente componi un nuovo messaggio.

2. Dalla nuova finestra dei messaggi, Clic File> Informazioni> Imposta autorizzazioni> Non inoltrare.

3. Se è la prima volta che lo fai, vedrai il pop-up del servizio Information Rights Management (IRM). Per utilizzare questa funzione, è necessario un account Windows Live; puoi crearne uno su https://signup.live.com/. Le istruzioni sono tutte sullo schermo quando si imposta il servizio di Information Rights Management. Basta cliccare attraverso mentre selezioni le opzioni che ti descrivono.

4. L'ultimo passaggio del processo IRM consiste nell'accedere utilizzando le credenziali di Windows Live. Anche se meno sicuro, puoi evitare il fastidio di Selezione il Salva il mio indirizzo email e la password opzione. Clic Cartello nel continuare.

5. Clic Windows Live Utente hai appena effettuato l'accesso; per comodità Clic Usa sempre questo account e poi Clic ok finire. Tornate indietro alla scheda permessi a assicurarsi quello Non inoltrare è verificato, quale dovrebbe essere poiché abbiamo tentato di selezionarlo prima.

Questo è tutto ciò che c'è da fare. Ora, ogni volta che invii un'email, puoi tornare rapidamente indietro e modificare l'opzione Non inoltrare dal passaggio 2. Sei il proprietario della conversazione e detenere i diritti di utilizzo completo, ma Microsoft lo descrive meglio:

I destinatari possono leggere questo messaggio, ma non possono inoltrare, stampare o copiare il contenuto. Il proprietario della conversazione ha piena autorizzazione per il loro messaggio e tutte le risposte. Autorizzazione concessa da: [email protected] (passaporto)

Tieni presente che questo non impedisce al 100% alle persone di condividere informazioni da ciò che le hai inviate via email; renderà solo più difficile. Si noti inoltre che quando il destinatario riceve l'e-mail, gli verrà richiesto di creare o accedere utilizzando un account Windows Live poiché è così che Microsoft sta utilizzando RMS per assegnare i diritti di utilizzo per le e-mail protette da RMS.