Come aggiungere elenchi a discesa e convalida dei dati a fogli di calcolo di Excel 2010

In Excel 2010 e 2007, una funzionalità utile che utilizzo tutto il tempo durante la stagione del budget è la funzione di convalida dei dati che consente di creare un elenco a discesa cella per compilare i campi. Dal momento che molti di noi lavorano insieme sul budget, utilizzando gli elenchi a discesa posso mantenere i dati normalizzati, salvando me e i miei colleghi molto tempo durante e alla fine del processo. Questo è solo un esempio, ma ho intenzione di indovinare che ottieni il punto. In caso contrario, apri Excel 2010 o 2007 e segui per vedere la magia degli elenchi a discesa di Excel!

Sebbene in genere aggiungo elenchi a discesa di convalida dati a intere colonne, è anche possibile aggiungere il menu a discesa alle singole celle. Nell'esempio seguente, creerò un menu a discesa in un'intera colonna per aiutarmi a creare la categoria Genre della mia raccolta musicale.

Passaggio 1: selezionare le celle su cui aggiungere la convalida

Fare clic su una colonna per evidenziare l'intera colonna.

Passaggio 2: barra dati

Ora che hai selezionato le celle desiderate, Clic il Dati scheda nel nastro e poi Clic il Convalida dei dati strumento.

Passaggio 3: criteri di convalida

Dal impostazioni linguetta, Clic l'elenco a discesa Consenti e Clic Elenco.

Passaggio 4: elenco a discesa

Nella casella Origine ci sono due diverse opzioni.

1. Se hai già poche righe con i tuoi dati di elenco, puoi semplicemente selezionare quei campi. Questo è il motivo per cui normalmente faccio IE: usa una colonna nascosta da qualche parte nel mio foglio di calcolo, tuttavia per mantenere le cose semplici, suggerisco # 2 per questo esercizio.
2. Inserisci manualmente i dati per il menu a discesa Digitando li nella scatola che li separa con una virgola.

Clic ok salvare.

Passaggio 5: facoltativo: messaggio di input + avviso di errore

Esistono due ulteriori schede di convalida dei dati che è possibile utilizzare se lo si desidera. Il primo è Messaggio di input, questa scheda ti permetterà di assegnare un piccolo messaggio pop-up che appare ogni volta che qualcuno seleziona una cella con questa convalida dei dati assegnata. Il secondo è il Avviso di errore, questo ti permetterà di impostare un messaggio quando qualcuno tenta di inserire informazioni nella cella che non corrisponde a ciò che hai inserito nella Sorgente.

Fatto!

Ora tutte le celle che hai scelto inizialmente avranno una funzione di menu a discesa con un elenco da cui scegliere per la cella. Queste celle ora saranno anche moderate / normalizzate dalla convalida dei dati, quindi ti sarà consentito solo inserire una delle opzioni di origine nella cella. Se l'utente fa il menu a tendina e seleziona, nessun problema. Se lo digitano, nessun problema. Se digitano i dati WRONG, visualizzeranno l'errore pop come configurato sopra al punto 5 (se hai configurato un messaggio di errore ecc ...).

Conclusione

Come ho accennato nell'apertura, utilizzo elenchi a discesa tutto il tempo al lavoro ea casa quando coordina gli articoli qui su groovyPost. Google Documenti supporta anche la funzione, quindi resta sintonizzato per il tutorial How-To in pochi giorni.