Collega Dropbox a Microsoft Office e non perdere mai più il lavoro!

Recentemente, un membro della community ha perso cinque ore di lavoro su un foglio di lavoro a causa di un problema di salvataggio in Microsoft Excel. Questo scenario è un mal di testa che nessuno dovrebbe mai incontrare. Non so voi, ma ho solo odiato fare la stessa cosa due volte. Ad ogni modo, MrGroove era frustrato dal fatto che non fosse in grado di recuperare i dati per il nostro grooveReader, così ha deciso di trovare una soluzione definitiva. Indovina un po! Non solo ha avuto una buona idea, ma dopo averlo testato, funziona perfettamente! Una volta implementato, metterà fine al lavoro perdente permanentemente!

Il cuore del nostro fantastico Tip è, ovviamente, Dropbox. Vedete, Dropbox ha una fantastica funzionalità che salva versione precedente di file sincronizzati nella cartella Dropbox per 30 giorni * compresi i file cancellati. Quindi, se combiniamo Dropbox e il comportamento predefinito di Microsoft Office e la sua funzione di salvataggio automatico, possiamo sincronizzare e di riserva i documenti di Microsoft Office mentre li scrivi tempo reale.  La lampadina si è già spenta? :)

Usando questa tecnica, puoi aprire i file e guardare le revisioni o recuperare i file cancellati / persi in precedenza. Ad esempio, se si dispone di Salvataggio automatico / Salvataggio automatico impostato su intervalli di salvataggio di 1 minuto, è possibile tornare tecnicamente A QUALSIASI momento per QUALSIASI documento che abbia mai funzionato una volta ottenuta questa impostazione. Vuoi tornare alla tua presentazione come sembrava alle 19:55? Nessun problema! O forse ti piace la versione 7:54 pm meglio. Le possibilità sono quasi infinite.

Prima di iniziare, voglio assicurarmi che tu capisca che, anche se sto per mostrare il suggerimento usando Office 2010, questo trucco dovrebbero lavoro per qualsiasi applicazione là fuori che utilizza file temporanei o una cartella di salvataggio automatico incluse le versioni precedenti di Microsoft Office. O si. MOLTO GROOVE!

* Gli account Dropbox gratuiti salvano solo 30 giorni delle versioni precedenti; tuttavia, le versioni a pagamento salvano i file per sempre.

Come collegare Dropbox a Microsoft Office e non perdere mai più documenti

1. Il primo passo è trovare la posizione in cui l'ufficio archivia tutto. Abbiamo bisogno di trovare tre posizioni diverse per ogni applicazione all'interno di Office 2010.

• AutoRecover salva posizione
• Posizione di salvataggio file predefinita
• Posizione dei documenti non salvati

Una volta trovati questi luoghi, prendine nota. Il modo migliore per ricordare la loro posizione esatta è copia e Incolla in un aperto Bloc notes.  Sotto vedrete come ho etichettato il percorso e incollato il link in modo da non dimenticare cosa fosse cosa ecc.

Rapidamente, ecco come ho trovato le tre cartelle in Microsoft Excel 2010 poiché il processo è relativamente simile per Word 2010 e PowerPoint 2010.

Per Excel 2010 *, il 'predefinito le posizioni di salvataggio 'e' AutoRecover 'sono le seguenti:

1. recupero automatico
   • % UserProfile% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. salvataggio file predefinito
   • % USERPROFILE% Documenti

Puoi trovare questi luoghi per te se vai al File> Opzioni menu in Office 2010. Una volta lì, è possibile visitare il Salvare scheda e cercare le posizioni come mostrato nello screenshot qui sotto.

* In Office 2007, Office 2003 e Windows XP, la posizione potrebbe variare. ioNel mio esempio, questo% UserProfile% si tradurrebbe in: C: UsersgrooveDexter. Questo perché% UserProfile% è semplicemente un codice universale di Windows che ti porterà alla cartella del profilo utente di Windows.

2. Il Non salvato la posizione del file è leggermente diversa. In Office 2010 puoi trovarlo da File> Informazioni scheda; da li Clic Gestisci versioni> Ripristina cartelle di lavoro non salvate.

Il percorso predefinito è il seguente *:

% UserProfile% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Ora che hai notato le tue tre posizioni di salvataggio, è ora di creare la cartella in Dropbox.

3. Vai a My Dropbox (la tua cartella personale sul tuo PC) e poi Creare una nuova cartella chiamata Copie di backup, o qualunque nome tu trovi groovy e appropriato.

4. Ora apri il prompt dei comandi.

5. Nel prompt dei comandi, useremo il mklink / d comando per creare a collegamento simbolico alle posizioni dei file di Office salvati. Dobbiamo farlo perché, per impostazione predefinita, Dropbox eseguirà solo SYNC o backup di file e cartelle situati all'interno della cartella dropbox. Per questo motivo, abbiamo deciso di ingannare Dropbox pensando che le cartelle di Office Temporary / Autosave SONO all'interno della cartella dropbox.

La sintassi del comando è:

mklink / D "Nuovo percorso di collegamento simbolico nella tua cartella Dropbox""Percorso di origine della cartella in cui sono presenti i file autosave di Office”

Esempio:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup CopiesExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

Nell'esempio sopra, sto creando il nuovo percorso nella mia casella personale Copie di backup cartella. Il Excel_Autorecover Ho dovuto manualmente genere è come il nome del nuovo collegamento.

6. Ripeti questo processo per ogni posizione della cartella creando un nuovo collegamento simbolico (Link simbolico) con tutte e tre le applicazioni di Office salvano le cartelle. Nota che il tuo Non salvato la cartella viene utilizzata da tutti i programmi di Office, quindi dovrai solo creare un collegamento per esso. Per impostazione predefinita, lo stesso vale anche per la posizione di salvataggio predefinita.

7. Al termine, apri l'account del tuo sito web Dropbox e verifica che tutte le cartelle siano state sincronizzate correttamente.

8. Anche se il file AutoRecover o Unsaved temp viene cancellato dal tuo computer, Dropbox si bloccherà per 30 giorni. Dalla tua interfaccia online Dropbox, Clic Altre azioni> Mostra file cancellati per vederli.

9. Proprio come con i file normali, Dropbox archivia la cronologia delle versioni dei file cancellati. In questo modo, avrai più versioni differenti di ogni file su cui lavori in Office. Dropbox conserva tutte le tue cronologie di Office a portata di mano. Oh sì, puoi anche solo Undelete anche i file.

Puoi anche solo Right-Click un file o cartella per iniziare anche il processo di ripristino.

Questo è tutto. Riesci a sentire la preoccupazione e lo stress che si dissolvono ora che tutti i dati sono stati salvati in sicurezza e protetti nel cloud Dropbox? So che mi sento meglio!

Per alcuni, questo How-To tip potrebbe essere un po 'complicato perché stiamo configurando i Symlink in un prompt dei comandi, ecc. Un'opzione se vuoi semplicemente il processo è solo per puntare il tuo salvataggio automatico o le cartelle temporanee da Office o qualsiasi altro applicazione che si desidera proteggere direttamente nella cartella Dropbox. In questo modo non hai bisogno di fare confusione con la creazione di collegamenti simbolici ecc. Anche se un po 'più semplice, penso che sia più lavoro, ma è un modo più semplice per ottenere lo stesso risultato!

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